در صورتی که وضعیت تحصیلی دانشجو در سامانه آموزش تغییر کند و نمایانگر عدم اجازه دانشجو برای ادامه تحصیل باشد (مانند انتقال به دانشگاه دیگر، محرومیت ، اخراج و ...) ، یک ایمیل اخطار مبنی بر حذف حساب کاربری به ایمیل کاربرارسال ارسال می شود. در صورتی که در مهلت داده شده در ایمیل اخطار، وضعیت تحصیلی فرد تغییری نکند، حساب کاربری و داده های فرد در سامانه های مرکز فناوری حذف می شود. دانشجویان برای جلوگیری از حذف اکانت می باید در فرصت گفته شده به آموزش مراجعه و درخواست تغییر وضعیت تحصیلی دهند.
توجه: حساب کاربری دانشجویان دکترا با وضعیت فارغ التحصیلی "اخراج" ، غیر فعال می شود.
برای فعال سازی حساب کاربری می باید حتما در سامانه آموزش، وضعیت تحصیلی شما به وضعیت دیگری تغییر نماید که در این حالت، اگر حساب کاربری حذف نشده باشد، به طور خودکار روز بعد از تغییر وضعیت فعال خواهد گردید. در صورتی که حساب کاربری حذف شده باشد، دانشجو پس از تغییر وضعیت تحصیلی در گلستان به "مشغول به تحصیل"، می تواند حساب کاربری جدیدی بسازد.