آرشیو ایمیل چیست؟

با توجه به محدودیتهای نرم افزاری و سخت افزاری برای حجم ایمیل کاربران و نیاز روزافزون به حجم بیشتر از سمت کاربران، راه حل استفاده از آرشیو توسط سازندگان نرم  افزارهای email ارائه شده است. در این راهکار حجم اضافه ای به عنوان آرشیو برای کاربر در نظر گرفته می شود. کاربر می تواند با انجام تنظیمات به سیستم اعلام نماید که مایل است ایمیلهای قدیمی وی آرشیو شوند و در واقع از فضای اصلی ایمیل وی به فضای آرشیو وی منتقل گردند.

میزان حجم کاربر مجموع این دو فضا خواهد بود ولی بسیاری از محدودیتهای فنی موجود بر روی فضای اصلی ایمیل بر روی فضای آرشیو وجود ندارد. فضای آرشیو در محیط وب به صورت فولدرهای جداگانه در انتهای لیست فولدرها نمایش داده می شود.

چه کسانی می توانند از آرشیو استفاده کنند؟

برای اساتید و ایمیلهای واحدها (ایمیلهای غیر شخصی مربوط به مجلات، معاونتها و غیره) امکان استفاده از آرشیو وجود دارد. فضای آرشیو در حال حاضر برای اساتید 9 گیگابایت و برای حسابهای واحدی برابر 2 گیگابایت می باشد. 

چگونه آرشیو ایمیل را فعال کنیم؟

فضای آرشیو ایمیل برای تمام اساتید گرامی از قبل تخصیص داده شده است. برای فعال سازی آرشیو بر روی فولدر دلخواه، کاربر می باید با کلیک راست بر روی فولدرهای مورد نظر خود و انتخاب گزینه "Assign Policy" سیاست آرشیو توسط سیستم را انتخاب نماید. برای مثال با انتخاب "Personal 3 Years move to archive" ، ایمیلهایی که از زمان دریافت یا ارسال آنها 3 سال میگذرد به طور خودکار به آرشیو متقل خواهند شد. پیشنهاد می شود فضای آرشیو را بر روی فولدر های Inbox و Sent Items فعال نمایید. همچنین بهتر است ابتدا از بازه بزرگتری مانند (5 یا 3 سال) شروع کنید و در صورت لزوم آن را کاهش دهید. انتخاب بازه های کوتاهتر باعث انتقال ایمیلهای بیشتری از فضای اصلی به فضای آرشیو می شود. در ابتدای کار، انتقال ایمیلها چندین ساعت طول خواهد کشید.